ตั้งคำถามอย่างสร้างสรรค์!!

ถ้าถามว่าเวลาเข้าประชุม ไม่ว่าจะเรื่องเล็กเรื่องใหญ่ มีอะไรที่เราต้องทำบ้าง….. คำตอบก็คงจะมี

ฟัง, ตั้งคำถาม, ออกความเห็น, สรุป และ สุดท้ายก็คือ ตัดสินใจ (ร่วมกัน)

ถ้าดูแบบนี้การฟัง ก็น่าจะเป็นส่วนที่ง่ายกว่าเพื่อน เพราะแค่ตั้งใจ และรักษามารยาทก็พอแต่ส่วนที่ยากก็คือ เมื่อฟังแล้วมีข้อสงสัยและอยากตั้งคำถามกับเรื่องที่ได้ฟัง การออกความคิดเห็น หรือ สรุปประเด็น โดยเฉพาะเวลาที่มีคนมาพรีเซนต์งานให้เราฟัง แต่ก็เพราะพวกนี้ก็คือ “หัวใจ” ของการมาประชุมร่วมกัน ถ้าตราบใดยังต้องทำงานอยู่ การประชุม ตั้งคำถาม และออกความเห็นก็คงเลี่ยงไมได้แน่
ถ้าอย่างนั้น ไปเรียนรู้วิธีที่จะทำให้การทำเรื่องพวกนี้ราบรื่นมากขึ้นน่าจะดีกว่า

วันนี้ เราเลยไปศึกษาเรื่อง เทคนิคในการตั้งคำถาม เวลาที่เกิดข้อสงสัยขึ้นในห้องประชุมเวลาที่มีคนมาพรีเซนต์งานให้ เราฟังกันค่ะ

การถามคำถามเวลาประชุม

 

แค่ เปลี่ยนวิธีถาม การประชุมก็เปลี่ยนได้

สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ การตั้งคำ ถามให้เรียบง่ายที่สุด ไม่สร้างความเครียดให้กับอีกฝ่ายที่ต้องตอบ ไม่ต้องเยอะหรือพูดวกวน อย่าใส่น้ำเยอะซะจนหาเนื้อไม่เจอหรือยกตัวอย่างยืดเยื้อไม่จำเป็น
ตั้งคำถามอย่างสร้างสรรค์

ขั้นตอนการตั้ง คำถามแบบสร้างสรรค์

1. ขอบคุณคนที่นำเสนอเรื่องก่อน

แบบ สั้นๆ กระชับ ให้ความขอบคุณที่อุตส่าห์
เตรียมเนื้อหามาพรีเซนต์ให้ฟัง

2. เริ่มตั้งคำถามแบบสั้นๆ ตรงประเด็น

ตั้งคำถามให้อีกฝ่ายรู้ว่าเราอยากได้ข้อมูลเพิ่ม เติม
ตรงจุดไหน แค่สั้นๆ ยังไม่ต้องอธิบายอะไรเพิ่มเติมเยอะ

3. ถ้าอีกฝ่ายไม่เข้าใจคำถาม ค่อยขยายตวาม

เริ่มต้นคำถามด้วยการ แสดงความรู้สึกคำขอบคุณ

การเริ่มต้นถามด้วยการแสดงความรู้สึกขอบ คุณกับฝ่ายที่นำเสนอหรือพรีเซนต์งานต่างๆ ให้ฟัง อย่างเช่น “ขอบคูณมากสำหรับข้อมูล” หรือ “เป็นที่เนื้อหาน่าสนใจ” แบบนี้เป็นเทคนิคแรกที่ควรทำ เพราะมีผลในแง่ จิตวิทยาสำหรับการประชุมมากๆ อย่างแรกก็คือ

• การแสดงความรู้สึกขอบคุณทำให้ฝ่ายที่นำ เสนองานที่เตรียมงานมานำเสนอนั้นรู้สึกผ่อนคลายมาก ขึ้น และมีกำลังใจที่จะตอบคำถามและทำงานกับเราอย่างเต็มที่ ทั้งๆ ที่เรื่องนี้เป็นเรื่องง่ายๆ แต่มีหลายคนที่พูดคำว่าขอบคุณไม่เป็น โดยเฉพาะในเวลาที่ตัวเองเป็นลูกค้า ทั้งๆ (ไม่นับในกรณที่เนื้อหาที่นำเสนอมาแย่มากจนรับไม่ได้)
• ทำให้บรรยากาศในการทำงานร่วมกันดี ขึ้น แถมยังทำให้เราเป็นคนที่ดูมีมารยาทและรู้กาละเทศะ ลองกล่าวคำของคุณก่อนแทนที่จะถามโพล่งๆ ออกมาดูค่ะ

ตั้ง คำถามแบบไหนที่ไม่เวิร์ค

• คำถามที่วกวน ไม่เข้าใจว่าประเด็นที่สงสัยคืออะไรกันแน่
• เกริ่นนานเกิน กว่าจะเข้าคำถาม
• ตั้งใจจะถาม แต่พูดไปพูดมา แต่กลายเป็นการใส่ความเห็นตัวเองไปซะงั้น ทั้งๆ ที่ยังไม่ได้ถามให้ชัดเจนก่อนใครที่มักจะติดนิสัยแบบนี้ ต้องระวังหน่อยค่ะ

อีก เรื่องที่มักจะเห็นบ่อยๆ เวลามีการนำเสนองาน ก็คือ…….

“ไม่มีใครถาม แล้วก็ไม่มีใครแสดงความคิดเห็น”
“มีคำถามมั๊ยคะ?” … ได้คำตอบคือ เงียบบบบบบบบบบบบ…..

หลายคน คงเคยมีประสบการณ์แบบนี้!!

ถ้าเป็นแบบนี้ แนะนำไม่ต้องเกรงใจกัน รีบๆ ถามไปเลยดีกว่า ข้อดีก็คือ คนที่ถามก่อน ไม่ต้องเข้มข้นในเนื้อหามากก็ได้ คำถามหรือความเห็นแรกๆ มักจะเป็นการละลายพฤติกรรมซะมากกว่า แถมการที่ไม่มีใครถามมาก่อนหน้า คำถามอาจจะไม่ต้องมีเนื้อหาที่เข้มข้นมากนักก็ไม่เป็นไร แต่ยังไงก็อย่าหลุดประเด็น！ทำให้การแลก เปลี่ยนความเห็นหลังจากนั้นเกิดได้ง่ายขึ้น การที่เราเปล่งเสียงออกมา จะทำให้รู้สึกผ่อนคลายมากขึ้น การจะแสดงความเห็นอะไรต่อๆ มาก็จะทำให้ง่ายขึ้นด้วย

ประชุมพรุ่งนี้…เอาเทคนิคการตั้งคำถาม ในที่ประชุมเหล่านี้ไปลองใช้ และเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมกัน!!
ขอขอบคุณข้อมูลจาก : olrepublic

No related posts.